Land Registry : Data protection

Gwarchod Data

Ers 1 Mawrth 2000, mae Deddf Gwarchod Data 1998 wedi’r rhoi hawl i unigolion weld gwybodaeth benodol sy’n berthnasol iddynt a gedwir ar ffurf copi caled (e.e. ffeiliau papur) yn ogystal ag ar ffurf electronig (e.e. ar gyfrifiadur).

I weithredu’n effeithiol, mae’n amlwg bod rhaid i’r Gofrestrfa Tir – fel darparwr gwasanaethau ac fel cyflogwr – gasglu mathau arbennig o wybodaeth am y bobl mae’n delio ā nhw. Mae hyn yn cynnwys staff, cyn staff a staff arfaethedig, darparwyr nwyddau a/neu wasanaethau, cwsmeriaid a phobl eraill mae’n cyfathrebu ā nhw. O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y bydd yn ofynnol iddi, yn ōl y gyfraith, gasglu a defnyddio gwybodaeth sy’n angenrheidiol i gydymffurfio ā gofynion Cyllid y Wlad ac adrannau eraill o’r Llywodraeth.

Mae’r Gofrestrfa Tir yn cydnabod bod rhaid trin gwybodaeth bersonol yn briodol, heb ystyried sut mae’n cael ei chasglu, ei chofnodi a’i defnyddio, a bod rhaid dilyn y mesuriadau diogelwch a amlinellir yn Neddf Gwarchod Data 1998 i sicrhau bod hyn yn digwydd.

Ym marn y Gofrestrfa Tir mae trin gwybodaeth bersonol mewn dull cyfreithlon a chywir yn bwysig iawn i weithredu’n llwyddiannus ac ennill a chadw hyder y rhai mae’n delio ā nhw. Ei hamcan felly yw sicrhau bod yr holl wybodaeth bersonol sydd ganddi yn cael ei thrin yn gyfreithlon ac yn gywir.

I’r diben hwn, mae’r Gofrestrfa Tir yn llwyr gefnogol i’r Egwyddorion gwarchod data a amlinellir yn Neddf Gwarchod Data 1998, a’i hamcan yw cydymffurfio ā nhw. Yn benodol, mae’r Egwyddorion yn gofyn bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin fel a ganlyn:

rhaid ei phrosesu mewn dull teg a chyfreithlon ac, yn arbennig, ni ddylid ei phrosesu oni bai y gellir cwrdd ag amodau penodol;

rhaid ei chasglu at un neu fwy o ddibenion penodol a chyfreithlon yn unig ac ni ddylid ei phrosesu ymhellach mewn unrhyw ffordd sy’n anghyson ā’r diben neu’r dibenion hynny;

rhaid ei bod yn ddigonol, yn berthnasol a heb fod yn ormodol mewn perthynas ā’r diben neu’r dibenion hynny sy’n sail ei phrosesu;

rhaid ei bod yn gywir a, lle bo angen, rhaid ei chadw’n gyfoes;

ni ddylid ei chadw am fwy o amser na sy’n angenrheidiol o ran y diben neu’r dibenion hynny;

rhaid ei phrosesu yn unol ā hawliau testunau’r data (h.y. y bobl y cedwir gwybodaeth amdanynt);

rhaid ei gwarchod rhag ei phrosesu heb awdurdod neu yn anghyfreithlon a rhag ei cholli, ei dinistrio neu ei difrodi’n ddamweiniol;

ni ddylid ei throsglwyddo i wlad neu diriogaeth tu allan i’r Rhanbarth Economaidd Ewropeaidd oni bai bod gan y wlad neu’r diriogaeth honno fesuriadau digonol i sicrhau y diogelir hawliau a rhyddid testunau data mewn perthynas ā phrosesu data personol.

Yn unol ā’r wyth Egwyddor hyn, bydd y Gofrestrfa Tir yn defnyddio dulliau rheoli priodol i sicrhau cydymffurfiaeth ddieithriad ā’r canllawiau a rheolau hynny. Bydd y Gofrestrfa Tir yn:

cydymffurfio’n llwyr ā’r amodau ynghylch dulliau teg o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol;

cwrdd ā’i hymrwymiadau cyfreithiol o ran nodi at ba ddibenion penodol y defnyddir gwybodaeth;

casglu a phrosesu gwybodaeth briodol, a dim ond i'r graddau y bod ei hangen i gwrdd ā gofynion gweithredol neu i gydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfreithiol;

sicrhau ansawdd y wybodaeth a ddefnyddir; defnyddio canllawiau caeth i benderfynu pa mor hir y cedwir gwybodaeth;

sicrhau bod modd i’r bobl y cedwir gwybodaeth amdanynt arfer eu hawliau o dan y Ddeddf yn llawn. (Mae’r rhain yn cynnwys yr hawl i wybod bod prosesu yn digwydd; yr hawl i rywun gael gafael yn ei wybodaeth bersonol; yr hawl i wahardd prosesu o dan amgylchiadau penodol a’r hawl i warchod, cywiro, rhwystro neu ddileu gwybodaeth y bernir ei bod yn anghywir);

mabwysiadu mesuriadau technegol a gweinyddol priodol i ddiogelu gwybodaeth bersonol;

sicrhau na throsglwyddir gwybodaeth bersonol tramor heb fesuriadau diogelwch addas.