Cyfarwyddyd Ymarfer 43 – Ceisiadau mewn perthynas ag achosion llys, ansolfedd a rhwymedigaeth treth

Diweddarwyd: Mehefin 2012

Diweddariad

Mae'r cyfarwyddyd hwn yn disodli argraffiad Ebrill 2012. Ychwanegwyd adran 9.3 i roi gwybodaeth am geisiadau a gyflwynir yn electronig.

Cwmpas y cyfarwyddyd hwn

Mae'r cyfarwyddyd hwn yn rhoi cyngor ar gael gwybodaeth sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir. Fe'i bwriadwyd yn unig at ddefnydd:

• Erlynwyr y Goron

• yr Heddlu

• yr Asiantaeth Troseddau Cyfundrefnol Difrifol

• Comisiynwyr Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi

• eraill gyda hawl i archwilio dogfennau yn unol â darpariaethau rheol 140, Rheolau Cofrestru Tir 2003.

1 Byrfoddau

'DRhG' yw Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

'MEP' yw Mynegai Enwau Perchnogion

'DCT 2002' yw Deddf Cofrestru Tir 2002

'RhCT 2003' yw Rheolau Cofrestru Tir 2003.

2 Cyflwyniad

Mae manylion y dogfennau sydd ar gael o'r Gofrestrfa Tir yn unol ag adran 66, DCT 2002 yn cael eu dangos yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 11 – Archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol.

Mae'r cyfarwyddyd hwn yn trafod ceisiadau a wneir gan y bobl hynny a enwir yn Atodlen 5, RhCT 2003. Mae'n disgrifio sut y dylai'r bobl hynny wneud cais am gopïau o ddogfennau a chofnodion sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir, a manylion y gwasanaethau ychwanegol sydd ar gael iddynt.

Mae rheol 140, RhCT 2003 yn nodi hawl y bobl hynny a enwir yn Atodlen 5, RhCT 2003 i archwilio a chael copïau o ddogfennau, neu i wneud chwiliad o'r MEP mewn cysylltiad â'r canlynol:

• achos troseddol

• adfeddiannu sifil

• ansolfedd, neu

• rwymedigaeth treth.

Mae rhestr gyfredol o'r bobl/cyrff y cyfeirir atynt yn Atodlen 5, RhCT 2003 i'w gweld yn yr Atodiad i'r cyfarwyddyd hwn.

3 Sut i wneud cais

3.1 Defnyddio'r ffurflen gywir

Rydym yn argymell yn gryf eich bod yn defnyddio ffurflen CIT i wneud eich cais ar bob achlysur.

Styffylwch ffurflen CIT, neu gosodwch hi'n barhaol fel arall, ar y ffurflenni cais ychwanegol y byddwch yn eu llenwi fel rhan o'ch ymholiad (gweler adran 4 Gwybodaeth sydd ar gael o'r Gofrestrfa Tir).

3.2 Archwiliad cyhoeddus o ffurflenni cais

Mae ffurflenni cais am gopïau swyddogol o gofnodion neu ddogfennau sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir yn agored i'w harchwilio.

Nid yw ffurflen CIT nac unrhyw ffurflen arall a atodwch i ffurflen CIT fel rhan o'ch cais yn agored i archwiliad cyhoeddus fel hyn.

Mae hyn yn golygu, os na ddefnyddiwch ffurflen CIT i wneud eich cais, bod y Gofrestrfa Tir o dan rwymedigaeth statudol i gyhoeddi copïau swyddogol o unrhyw ffurflen gais a ddefnyddiwch, neu ohebiaeth sy'n gysylltiedig â hi, mewn ymateb i gais unrhyw un (adran 66, DCT 2002).

Cofiwch hefyd, o dan reol 140(3), RhCT 2003, fod y pwerau archwiliad ychwanegol sy'n agored i chi dim ond ar gael pan fyddwch yn defnyddio ffurflen CIT. Gweler adran 4.1 Cyffredinol i gael rhagor o wybodaeth am hyn.

Sylwch nad oes ffordd gyfwerth ag atodi ffurflen CIT i gais pan fo’r cais yn cael ei wneud trwy borthol y Gofrestrfa Tir. Mae’r porthol yn caniatáu i geisiadau gael eu gwneud ar gyfer dogfennau megis copi swyddogol o gofrestr ond cedwir cofnod o’r cais y gallem, mae’n bosibl, orfod ei ddatgelu pe bai cais yn cael ei wneud am wybodaeth ynghylch ceisiadau a wnaed yn erbyn teitl cofrestredig arbennig. Gweler adran 9.3 Ceisiadau a gyflwynir yn electronig am ragor o wybodaeth.

4 Gwybodaeth sydd ar gael o'r Gofrestrfa Tir

4.1 Cyffredinol

Rhowch gymaint o fanylion ag y bo modd ynghylch yr eiddo a'r dogfennau sydd o ddiddordeb i chi, gan y bydd hyn yn caniatáu i ni olrhain y deunydd cywir yn rhwyddach. Os nad oes cyfeiriad post ar yr eiddo perthnasol i'ch ymholiad, efallai y bydd angen i chi ddarparu cynllun yn dangos maint yr eiddo fel y gallwn fod yn sicr o roi'r wybodaeth sydd arnoch ei hangen i chi.

Os byddwch yn llenwi mwy nag un ffurflen gais ar gyfer yr un ymholiad, dim ond unwaith y bydd angen i chi lenwi rhannau cyffredin y ffurflenni cais.

Mae rheol 136, RhCT 2003 yn caniatáu i geiswyr ofyn i'r Gofrestrfa Tir ddynodi dogfennau yn ddogfennau 'gwybodaeth eithriedig' ar sail eu bod yn cynnwys gwybodaeth niweidiol o natur fasnachol neu bersonol. Os dynodwyd dogfen felly, dim ond copi golygedig o'r ddogfen, heb gynnwys y wybodaeth niweidiol, sydd ar gael i'w harchwilio neu gopïo fel arfer.

Nid yw'r eithriad hwn yn berthnasol lle'r ydych yn gwneud cais am naill ai archwiliad neu gopïau swyddogol o ddogfennau yn ôl darpariaethau rheol 140, RhCT 2003, ar yr amod eich bod yn gwneud eich cais ar ffurflen CIT. Yna byddwn yn gallu rhoi copi cyflawn o'r ddogfen sydd yn ein meddiant i chi.

4.2 Archwiliad o'r gofrestr, cynllun teitl a dogfennau

Os dymunwch archwilio'r gofrestr, cynllun teitl neu ddogfennau sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir, dylech nodi hynny yn y blwch cyntaf yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen PIC.

Dylech wneud trefniant ar gyfer eich ymweliad i sicrhau bod y ffeiliau yr ydych am eu harchwilio ar gael pan fyddwch yn ymweld.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen PIC yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 11 – Archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol.

4.3 Copïau swyddogol o'r gofrestr a chynllun teitl

Os ydych am gael copïau swyddogol o'r gofrestr neu gynllun teitl, dylech nodi hynny yn yr ail flwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen OC1.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen OC1 yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 11 – Archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol.

4.4 Copïau swyddogol o ddogfennau

Os ydych am gael copïau swyddogol o ddogfennau sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir, dylech nodi hynny yn y trydydd blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen OC2.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen OC2 yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 11 – Archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol.

4.5 Copïau o argraffiadau hanesyddol o'r gofrestr a chynllun teitl

Os ydych am gael copïau o argraffiadau hanesyddol o'r gofrestr neu gynllun teitl, dylech nodi hynny yn y pedwerydd blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen HC1.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen HC1 yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 11 – Archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol.

4.6 Chwiliad o'r map mynegai

Os ydych am wneud chwiliad o'r map mynegai, dylech nodi hynny yn y pumed blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen SIM.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen SIM yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 10 – Chwiliadau swyddogol o'r map mynegai.

4.7 Chwiliad o'r mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau

Os ydych am wneud chwiliad o'r mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau, dylech nodi hynny yn y chweched blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen SIF.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddefnyddio a llenwi ffurflen SIF yng Nghyfarwyddyd Ymarfer 13 – Chwiliadau swyddogol o'r mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau.

4.8 Chwiliad o'r Mynegai Enwau Perchnogion

Os ydych yn gwybod dim ond enw'r sawl sy'n berthnasol i'r ymholiad, gallwch wneud chwiliad o'r MEP i weld pa eiddo cofrestredig sydd yn eu perchnogaeth.

Os byddwch am wneud chwiliad o'r MEP dylech nodi hynny yn y seithfed blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen PN1.

Os byddwch am wneud chwiliad o'r MEP ac am i ni gyflenwi copïau swyddogol o gofrestr yr holl rifau teitl a ddaw i'r amlwg, dylech nodi hynny yn yr wythfed blwch yn Rhan 1 ffurflen CIT a llenwi ffurflen PN1.

5 Cwblhau tystysgrifau

Mae tystysgrifau A i Q yn Rhan 2 ffurflen CIT yn nodi'r amrywiol awdurdodau y gallwch wneud eich cais oddi tanynt.

Rhaid i chi gwblhau'r dystysgrif briodol o'r rhai yn Rhan 2 neu ni fyddwn yn gallu prosesu eich cais.

Sicrhewch eich bod yn ticio'r holl flychau angenrheidiol a llenwi pob adran o'r dystysgrif sydd ei hangen cyn cyflwyno eich cais. Os na wnewch hynny, byddwn yn methu rhoi'r wybodaeth y gofynnwyd amdani i chi.

Os ydych yn ansicr o dan ba dystysgrif i wneud cais, gweler y cyfarwyddyd yn yr Atodiad i'r cyfarwyddyd hwn. Os oes gennych unrhyw ymholiadau pellach, cysylltwch â'r swyddog sy'n delio ag ymholiadau'r heddlu yn swyddfa'r Gofrestrfa Tir lle byddwch yn gwneud eich cais.

Rhaid i chi gwblhau panel 4 ar dudalen 2 y ffurflen gais hefyd. Rhaid i bwy bynnag sy'n rhoi'r dystysgrif lofnodi'r adran hon.

6 Derbynioldeb copïau a gyflwynwyd fel tystiolaeth

Deallwn y gall fod yn angenrheidiol cyflwyno copïau o gofrestri, cynlluniau teitl neu ddogfennau a gawsoch o'r Gofrestrfa Tir yn y llys.

6.1 Copïau swyddogol

Mae adran 67, DCT 2002 yn darllen fel a ganlyn: '67 Copïau swyddogol o'r cofrestri ac ati

(1 ) Mae copi swyddogol o, neu o ran o –

(a) cofrestr teitl,

(b) unrhyw ddogfen y cyfeirir ati yn y gofrestr teitl ac a gadwyd gan y cofrestrydd,

(c) unrhyw ddogfen arall a gadwyd gan y cofrestrydd sy'n berthnasol i gais iddo, neu

(d) cofrestr rhybuddiadau yn erbyn cofrestriad cyntaf,

yn dderbyniol fel tystiolaeth i'r un graddau â'r gwreiddiol. [ein pwyslais]

(2) Nid yw rhywun sy'n dibynnu ar gopi swyddogol sydd â chamgymeriad ynddo yn atebol am golled sy'n cael ei dioddef gan rywun arall oherwydd y camgymeriad'.

Effaith yr adran hon yw bod copi swyddogol o unrhyw gofrestr, cynllun teitl neu ddogfen y bydd y Gofrestrfa Tir yn ei ddarparu i gael ei drin fel tystiolaeth dderbyniol.

Os byddwch yn ystyried y bydd cyflwyno'r copi swyddogol yn y llys yn galw am gefnogaeth datganiad tyst neu, mewn achosion eithriadol, presenoldeb personol aelod o'n staff, cysylltwch yn gyntaf â'r Cofrestrydd Tir yn swyddfa berthnasol y Gofrestrfa Tir.

6.2 Cyflwyno dogfennau gwreiddiol

Am y rhesymau uchod, ni fydd angen cyflwyno'r dogfennau gwreiddiol i chi yn y rhan fwyaf o achosion, gan fod copi swyddogol ohonynt yn dderbyniol i'r un graddau â'r gwreiddiol.

Fodd bynnag, os ydych yn teimlo bod arnoch angen y ddogfen wreiddiol sydd yn ein meddiant (er enghraifft ar gyfer ymchwiliad fforensig), mae rheol 205, RhCT 2003 yn caniatáu i'r Gofrestrfa Tir ryddhau dogfen wreiddiol, lle mae yn ein ffeiliau, ar delerau y teimlwn eu bod yn briodol.

Lle bo angen, dylech wneud cais ar ffurf llythyr ar bapur ysgrifennu swyddogol, yn dangos:

• manylion y ddogfen sydd arnoch ei hangen

• at ba ddiben sydd arnoch ei hangen

• pam na fyddai copi swyddogol o'r ddogfen yn ddigonol

• am ba hyd y byddwch yn disgwyl dal y ddogfen cyn ei dychwelyd.

6.3 Adran 14, Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984

Mae'r cofrestrydd yn ystyried y bydd y wybodaeth sydd yn nwylo'r Gofrestrfa Tir yn 'ddeunydd trefn arbennig' o fewn ystyr adran 14, Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984 (Deddf 1984).

Fodd bynnag, mae'r cofrestrydd o'r farn hefyd, oherwydd darpariaethau adrannau 66 a 67, DCT 2002 ar y wybodaeth sy'n cael ei dal neu ddogfennau sy'n gallu cael eu cyflwyno, ei fod yn gallu darparu'r wybodaeth heb droi at y pwerau a roddir o dan adran 9 ac Atodlen 1, Deddf 1984.

7 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

Yn gyffredinol, bydd ceisiadau a wnaed o dan reol 140, RhCT 2003 gan ddefnyddio ffurflen CIT, ynghyd â holl ddogfennau a grëwyd gan y Gofrestrfa Tir wrth ddelio â cheisiadau o'r fath, yn cael eu heithrio o DRhG yn rhinwedd adran 31 y Ddeddf honno. Er ei bod yn eithriedig, mae DRhG yn dal i roi dewis rhyddhau gwybodaeth neu beidio, ond mae hyn yn debygol o gael ei ddefnyddio o blaid y ceisydd yn anaml.

8 Ffïoedd

Sylwch fod taliad i'w wneud am ddarparu'r gwasanaethau sy'n cael eu rhestru yn adran 4 Gwybodaeth sydd ar gael o'r Gofrestrfa Tir. Mae manylion ein ffïoedd yn cael eu dangos yn y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol.

9 Ceisiadau brys

Byddwn yn delio ag unrhyw gais a wnaed gan geisydd sy'n cael ei restru yn Atodlen 5, RhCT 2003 fel mater o frys, a byddwn yn ymateb mor fuan ag y bo modd, fel arfer o fewn 48 awr. Oherwydd natur y gwaith a wnewch, deallwn y gall fod arnoch angen gwybodaeth ar fwy o frys.

Os felly y mae, cewch gyflwyno eich cais ar ffurflen CIT (ac unrhyw ffurflen gais briodol arall) drwy ffacs. Gweler adran 9.1 Ceisiadau ffacs. Yn achlysurol iawn, gall fod cymaint o frys fel y dymunwch i ni roi gwybodaeth i chi dros y ffôn. Gweler adran 9.2 Ceisiadau am wybodaeth dros y ffôn.

9.1 Ceisiadau ffacs

9.1.1 Cyflwyno ceisiadau drwy ffacs

Os ydych yn bwriadu gwneud cais drwy ffacs, cofiwch ofyn i swyddfa'r Gofrestrfa Tir lle bwriadwch gyflwyno'r cais am eu rhif ffacs. Gallwch anfon eich cais ffacs atom ar unrhyw adeg rhwng 8am dydd Llun a 4pm dydd Gwener heblaw:

• ar ôl 4pm ar y diwrnod cyn gŵyl gyhoeddus

• ar wyliau cyhoeddus

• cyn 8am ar y diwrnod ar ôl gŵyl gyhoeddus.

Ysgrifennwch eich trawsyriant ffacs mewn inc neu deip du a defnyddio'r dull trawsyrru 'mân' lle bo ar gael.

9.1.2 Beth gaf fi ei anfon drwy ffacs?

Gallwch wneud ceisiadau drwy ffacs am y gwasanaethau canlynol yn unig.

• Copïau swyddogol o'r gofrestr a chynllun teitl (gweler adran 4.3 Copïau swyddogol o gofrestr a chynllun teitl).

• Copïau swyddogol o ddogfennau (gweler adran 4.4 Copïau swyddogol o ddogfennau).

• Argraffiadau hanesyddol o'r gofrestr a chynllun teitl (gweler adran 4.5 Copïau o argraffiadau hanesyddol o'r gofrestr a chynllun teitl).

• Chwiliad o'r map mynegai (gweler adran 4.6 Chwiliad o'r map mynegai).

• Chwiliad o'r mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau (gweler adran 4.7 Chwiliad o'r mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau).

• Chwiliad o'r Mynegai Enwau Perchnogion (gweler adran 4.8 Chwiliad o'r Mynegai Enwau Perchnogion).

9.1.3 Ffurflenni cais yn cyfeirio at gynlluniau

Os bydd unrhyw ffurflen gais ynghlwm wrth eich ffurflen CIT yn cyfeirio at gynllun, yna sylwch:

• fod rhaid i'r cynllun fod yn gopi neu ddetholiad o fap yr Arolwg Ordnans ar y raddfa fwyaf a gyhoeddwyd ar gyfer yr ardal honno

• bod rhaid i'r cynllun beidio â bod yn fwy na maint A4 (297mm x 210mm)

• bod rhaid dynodi'r tir y cyfeiriwch ato ar y ffurflen gais yn eglur ar y cynllun gydag ymyl neu linellu addas.

9.1.4 Ffïoedd

Os ydych am wneud cais drwy ffacs, rhaid i chi naill ai:

• wneud eich taliad trwy gyfrif credyd, neu

• ymrwymo i gyflwyno'r tâl priodol o fewn tri diwrnod gwaith.

9.1.5 Cyhoeddi gwybodaeth drwy ffacs

Os bydd angen, gallwn ffacsio copi plaen atoch o gofrestr a/neu gynllun teitl a dogfennau (os nad ydynt yn hirach na chwe thudalen o hyd ac nad ydynt yn cynnwys cynlluniau mawr). Sylwch nad oes gan y copïau ffacs hyn statws copïau swyddogol yn ôl adran 67(1), DCT 2002 (gweler adran 6.1 Copïau swyddogol). Byddwn yn postio’r copïau swyddogol ar wahân gan ddefnyddio post dosbarth cyntaf.

9.1.6 Ceisiadau am wybodaeth dros y ffôn

Os byddwch yn teimlo bod hyn yn angenrheidiol, cysylltwch â swyddfa'r Gofrestrfa Tir lle byddwch yn gwneud eich cais a byddwn yn falch o drafod eich amgylchiadau a sut y gallwn gynorthwyo. Mae'n anodd rhagweld sefyllfa lle byddem yn darparu gwybodaeth tu hwnt i enw a chyfeiriad perchennog cofrestredig dros y ffôn. DS: Ar ba bynnag ffurf y bydd eich cais, rhaid i chi ddal i wneud y canlynol:

• llenwi a chyflwyno'r ffurflenni cais priodol

• talu'r ffi angenrheidiol.

9.2 Ceisiadau am wybodaeth dros y ffôn

Os ydych yn teimlo bod hyn yn angenrheidiol, cysylltwch â swyddfa’r Gofrestrfa Tir lle byddwch yn gwneud eich cais a byddwn yn falch o drafod eich amgylchiadau a sut y gallwn gynorthwyo. Mae’n anodd rhagweld sefyllfa lle byddem yn darparu gwybodaeth tu hwnt i enw a chyfeiriad perchennog cofrestredig dros y ffôn.

DS: Ar ba bynnag ffurf y bydd eich cais, rhaid i chi wneud y canlynol o hyd:

• llenwi a chyflwyno’r ffurflenni cais priodol
• talu’r ffi angenrheidiol.

9.3 Ceisiadau a gyflwynir yn electronig

Sylwer nad oes modd cyflwyno cais ar ffurflen CIT trwy borthol y Gofrestrfa Tir. Mae’r porthol yn caniatáu ceisiadau am ddogfennau megis copi swyddogol o gofrestr ond cedwir cofnod, y bydd yn rhaid inni ei ddatgelu efallai, os er enghraifft, y gwneir cais am wybodaeth am geisiadau a wnaed yn erbyn teitl cofrestredig arbennig.

Os ydych am gyflwyno ceisiadau’n electronig, er enghraifft am gopi swyddogol o’r gofrestr, efallai y byddwch am ystyried gwneud cais i newid eich manylion cyfrif cwsmer gyda’r Gofrestrfa Tir er mwyn cuddio eich hunaniaeth. Dylai unrhyw gwsmer sydd am gael cyfrif anhysbys gyflwyno cais ysgrifenedig yn ei enw ei hun. Dylid anfon hwn at ein Cefnogaeth i Gwsmeriaid.

10 Ymholiadau a sylwadau

Os oes gennych bryder arbennig sydd heb gael sylw yn y cyfarwyddyd hwn, cofiwch gysylltu â'r Gofrestrfa Tir cyn y trafodiad – gweler Manylion cysylltu. Os yw'r trafodiad yn arbennig o gymhleth, gall fod yn well i chi wneud eich ymholiad yn ysgrifenedig yn swyddfa'r Gofrestrfa Tir fydd yn prosesu eich cais.

Os cysylltwch â ni, cyfeiriwch eich gohebiaeth ar gyfer sylw'r swyddog sy'n delio ag ymholiadau'r heddlu.

Os oes gennych unrhyw sylwadau neu awgrymiadau ynghylch ein cyfarwyddiadau, anfonwch hwy i:

Grŵp Newid Cofrestru
Cofrestrfa Tir
Trafalgar House
1 Bedford Park
Croydon
CR0 2AQ

(DX 8888 Croydon (3))

Gallwch gael rhagor o gopïau o hwn a'n holl gyfarwyddiadau yn ddi-dâl o’n Cefnogaeth i Gwsmeriaid (gweler Manylion cysylltu) neu gallwch eu llwytho i lawr yn Gymraeg neu Saesneg o'n gwefan.

11 Atodiad – Rhestr gyfredol y bobl/cyrff yn Atodlen 5, RhCT 2003

Cofiwch

Ydych chi:

• wedi darllen adran 3.1 o'r cyfarwyddyd hwn o ran defnyddio ffurflen CIT?

• wedi defnyddio'r ffurflen(ni) gywir i ofyn am y wybodaeth sydd arnoch ei hangen?

• wedi llenwi holl baneli perthnasol y ffurflenni cais?

• wedi cwblhau'r dystysgrif gywir?